Ilya Labs
Ilya Contabilidad
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Facturas, albaranes, gastos y banco en un solo sitio.
| Fecha | Proveedor / Cliente | Nº | Concepto | Base | Total | Estado |
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| Fecha | Proveedor | Nº | Concepto | Importe | Estado |
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| Fecha | Proveedor / Descripción | Categoría | Base | Total |
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| Fecha | Concepto | Categoría | Importe | Saldo | Conciliado |
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trata datos personales en esta aplicación. Aquí se explica qué datos son, para qué se usan, con qué base legal, cuánto tiempo se guardan y quién más los toca — tal y como la aplicación funciona hoy.
Quién responde de tus datos
Responsable del tratamiento: Decide qué datos se tratan y para qué; ante él se ejercen los derechos.
Delegado de protección de datos:
Encargado del tratamiento: Ilya Labs, que desarrolla y mantiene la aplicación y trata los datos solo por cuenta del responsable (art. 28 del RGPD). No los usa para fines propios ni los cede fuera de la tabla siguiente.
Una excepción: la bandeja de soporte es de Ilya Labs, que ahí actúa como responsable. Esas incidencias no viven en la base de datos del negocio; para lo que escribas ahí, los derechos se ejercen ante lucas@ilyalabs.es.
Dónde están los datos y quién más los toca
| Quién | Qué hace | Dónde |
|---|---|---|
| Ilya Labs (España) | Mantiene la aplicación; para reparar una avería puede acceder a los datos. Encargado. | España |
| Supabase | Base de datos, cuentas de acceso y ficheros subidos. Subencargado. | Irlanda (eu-west-1) |
| Netlify | Sirve la aplicación y ejecuta sus funciones de servidor; sus registros técnicos guardan IP, fecha y hora. Subencargado. | Irlanda (eu-west-1); las páginas se entregan por su red mundial |
| Resend, Inc. | Envía los correos de la aplicación (código de firma, facturas, avisos). Su papel es entregarlos, no almacenarlos: los datos del negocio no viven allí. Subencargado, solo en los módulos que envían correo. | Estados Unidos |
| Anthropic PBC | Solo en Contabilidad y HACCP, y solo al pulsar «leer con IA»: recibe el documento para leerlo. Subencargado. | Estados Unidos |
| Ilya Soporte (Ilya Labs) | Las incidencias del botón de soporte. El widget consulta el servidor de Ilya Labs al usar la aplicación y esa conexión registra la IP. Aquí Ilya Labs es responsable. | Irlanda; sus correos, por Resend |
Supabase Inc. y Netlify Inc. son sociedades estadounidenses, aunque el tratamiento esté configurado en Irlanda. Fuera de esta lista no se comunican datos a nadie, salvo obligación legal.
Salidas fuera del Espacio Económico Europeo
En este módulo, la salida propia es una: la lectura con IA (Anthropic, Estados Unidos), y solo cuando alguien pulsa ese botón. Esta aplicación no envía correos; los del canal de soporte sí salen por Resend, Inc. (Estados Unidos), pero son un tratamiento de Ilya Labs como responsable, no del negocio — ver su fila en la tabla. La garantía del art. 46 del RGPD que ampara cada transferencia (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o cláusulas contractuales tipo) puede pedirse por el canal de derechos de abajo.
Seguridad
Los datos viajan por HTTPS y se guardan con el cifrado en reposo del proveedor. Al panel solo se entra con la sesión iniciada. Hay pantallas públicas que funcionan con un enlace de código largo, sin contraseña: quien tenga el enlace las ve, así que conviene no reenviarlo — el apartado del módulo dice cuáles son y cómo se revocan. Dentro del negocio, salvo en el fichaje, no hay roles: toda cuenta ve todo.
¿Estás obligado a dar estos datos?
Los marcados como obligación legal, sí. Los del contrato son necesarios para prestar el servicio. Los basados en consentimiento son voluntarios, y el permiso se puede retirar cuando quieras.
Si estos datos no los diste tú
Puede haberlos introducido el negocio, o llegar importados de otra aplicación — el apartado del módulo dice cuáles y de dónde. Nunca proceden de fuentes públicas ni se han comprado, y tus derechos son los mismos.
Qué trata Ilya Contabilidad
Datos de proveedores y clientes del negocio —que son datos personales cuando el proveedor es autónomo o cuando el contacto es una persona concreta de una empresa—, los importes asociados a ellos y los documentos que se suben como justificante.
| Qué datos | Para qué | En qué se apoya | Cuánto se guarda |
|---|---|---|---|
| Facturas recibidas y emitidas, albaranes, gastos y los documentos que los justifican (fotos y PDF) | Llevar la contabilidad y los libros registro del negocio | Obligación legal del responsable (art. 6.1.c RGPD): obligatorio | 6 años desde el último asiento (art. 30.1 del Código de Comercio) y 4 años a efectos fiscales (arts. 29.2.d, 66 y 67 de la Ley 58/2003; arts. 164 y 165 de la Ley 37/1992 del IVA y arts. 19 y 20 del RD 1619/2012). Si hay bienes de inversión, la factura se guarda durante el periodo de regularización y los cuatro años siguientes (art. 107 de la Ley del IVA) |
| Ficha de proveedor: nombre, NIF, correo, teléfono, forma de pago y notas | Pedir, pagar y reclamar | Ejecución del contrato si el proveedor es persona física (art. 6.1.b); interés legítimo en mantener el contacto profesional cuando el dato es el de un empleado de una empresa proveedora (art. 6.1.f), y en ese caso puedes oponerte | Mientras dure la relación comercial. Lo que quede dentro de un justificante contable sigue el plazo de la fila anterior. Para la ficha suelta no hay norma que imponga plazo |
| Movimientos bancarios: fecha, concepto literal del banco, importe y saldo. El concepto puede traer nombres de personas y textos como «nómina» o «recibo — Seguridad Social» | Control de cobros y pagos y conciliación de cada apunte con su factura o gasto | Obligación legal contable (art. 6.1.c) e interés legítimo en el control interno de tesorería (art. 6.1.f) | El mismo que el soporte contable: 6 años mercantil, 4 fiscal |
| Retenciones de IRPF por perceptor: nombre, nº de facturas, base y retenido | Calcular el modelo 111 trimestral y el detalle que alimenta el resumen anual 190 | Obligación legal de retener, ingresar y declarar (art. 6.1.c RGPD; arts. 99 y 101 de la Ley 35/2006 del IRPF y art. 108 del RD 439/2007) | 4 años desde el fin del plazo de presentación de cada declaración (arts. 66 y 67 de la Ley 58/2003) |
| Lectura automática de documentos: el fichero que se sube, con los nombres, NIF e importes que contenga | Extraer los campos de una factura, un ticket o un extracto para no teclearlos a mano | Interés legítimo en evitar la transcripción manual (art. 6.1.f), como parte del servicio contratado | El envío es puntual y la aplicación no guarda copia de la consulta. El documento original se queda con el registro al que pertenece. Ver el aviso sobre Estados Unidos, aquí debajo |
| Enlace para la asesoría: los documentos de las facturas del trimestre y el nombre de la contraparte de cada una | Que la asesoría o gestoría se descargue lo que necesita sin tener cuenta en la aplicación | Obligación legal de llevar la contabilidad y presentar las declaraciones, para lo que el responsable se apoya en su asesoría (art. 6.1.c) | El enlace no caduca solo: vive hasta que se revoca a mano desde Ajustes. Cada descarga concreta sí caduca en una hora |
Lo que sale fuera de la Unión Europea
Cuando se usa la lectura automática, el documento se envía a Anthropic, en Estados Unidos, que actúa como subencargado. Va el documento entero, con los nombres, los NIF y los importes que lleve dentro. Es una transferencia internacional y solo ocurre cuando alguien pulsa el botón de leer con IA.
Los documentos se guardan y se descargan desde Irlanda, y la petición y la lista de facturas del trimestre —con el nombre del cliente o del proveedor de cada una— pasan por una función de servidor que se ejecuta también en Irlanda (eu-west-1). Es esa función la que emite los enlaces de descarga, tanto dentro de la aplicación como en el enlace de la asesoría. La única salida fuera de la Unión Europea sigue siendo la lectura con IA: al pulsar ese botón, el documento entero viaja a Anthropic (Estados Unidos) — ver su fila en la tabla.
Sobre la revisión humana, sin adornos: cuando se sube un solo documento, la aplicación rellena el formulario y una persona lo revisa antes de guardar. Cuando se suben varios a la vez, se guardan directamente, y si el proveedor no existía se crea con el nombre y el NIF que devuelva el modelo, sin que nadie lo revise. Conviene repasarlos, porque de la exactitud de esos datos responde el responsable.
El enlace de la asesoría, con precisión
Es la única pantalla de este módulo que funciona sin cuenta. Quien tenga ese enlace entra sin cuenta y sin contraseña, desde donde esté. Ve el listado de facturas del trimestre con el nombre del cliente o del proveedor de cada una y se descarga los documentos, que lógicamente llevan los importes dentro. No entra en el resto de la aplicación. El enlace no caduca por sí solo: hay que revocarlo desde Ajustes cuando deje de hacer falta. La relación con la asesoría exige, además, un contrato de encargado de tratamiento entre el negocio y ella.
Quién ve qué, y qué no hay
Dentro del negocio no hay roles ni permisos distintos: cualquier persona con cuenta ve toda la contabilidad. Tampoco hay registro de accesos: la aplicación no guarda quién ha consultado o descargado qué. Y para atender un derecho de acceso o de portabilidad, la aplicación permite imprimir informes y libros, pero no exportar los registros a un fichero de datos: eso hay que pedirlo al responsable, que lo solicita a Ilya Labs.
Sobre la supresión, con el matiz exacto: desde la aplicación, las facturas, los gastos, los albaranes y las fichas se archivan, no se borran; lo único que se elimina de verdad son los apuntes de pago cuando se deshace un cobro. El borrado real de un registro lo ejecuta Ilya Labs en la base de datos a petición del responsable, siempre con el límite de lo que hay que conservar por obligación fiscal y mercantil.
Si no fuiste tú quien dio estos datos
Si eres proveedor o cliente, tu ficha la creó el negocio, o la creó automáticamente la lectura con IA a partir de una factura tuya. Y tu nombre puede aparecer también dentro del concepto de un movimiento bancario tal y como lo escribió el banco. No proceden de fuentes públicas ni se han comprado a nadie.
Documentos que no deberían subirse aquí
Este módulo no está pensado para datos especialmente protegidos y no tiene ninguna medida específica para ellos. El almacén acepta cualquier imagen o PDF sin comprobar qué contiene, así que no deben subirse nóminas —que pueden revelar la afiliación sindical por la cuota descontada— ni facturas de clínicas, mutuas o seguros médicos. Si aun así se suben, no reciben ningún trato reforzado.
Datos de salud
Esta aplicación no pide ni trata datos de salud ni de ninguna categoría especial (art. 9 del RGPD). Los campos de notas son texto libre: no escribas ahí alergias ni datos médicos — pasarían a estar especialmente protegidos sin que la aplicación lo tenga previsto.
Tus derechos
Acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad; el consentimiento se puede retirar. Contra los usos basados en interés legítimo puedes oponerte por motivos de tu situación particular. El responsable contesta en un mes (art. 12.3 del RGPD). Lo que una norma obliga a conservar no se borra: queda bloqueado (art. 32 de la LO 3/2018) hasta vencer su plazo, y la supresión hay que pedirla — no es automática. Si no te contestan o no estás conforme: Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es (art. 77 del RGPD).
Cómo ejercerlos:
Lo que esta aplicación no hace
No toma decisiones automatizadas con efectos jurídicos ni elabora perfiles (art. 22 del RGPD).
Última actualización: Aplicación desarrollada por Ilya Labs. Describe cómo funciona la herramienta; no es asesoramiento jurídico y no sustituye al aviso propio del responsable, que puede tratar datos fuera de esta aplicación.